A Virtuális Asszisztens alapvető eszköztára

No comments

Az előző cikkeinkben már írtunk arról, hogy ki is az a Virtuális Asszisztens, illetve hogy milyen szolgáltatásokat nyújthat egy Virtuális Asszisztens. A fentiek átgondolása után a következő lépcsőfok lehet az esetleges Virtuális Asszisztens vállalkozásunk felépítésében annak az átgondolása, hogy pontosan milyen eszköztárra is lesz majd szükségünk a munkavégzéshez. A következőkben ehhez próbálunk segítséget adni.

Mivel a VA munka lényege, hogy az legnagyobb részben az interneten keresztül történik, így mindenképpen szükségünk lesz egy megbízható és jól működő számítógépre, valamint megfelelő internet kapcsolatra. Következő lépésként pedig meg kell teremtenünk az online megjelenésünket, ami alapján majd megtalálhatnak minket a leendő ügyfelek. Ennek kulcselemei egy weboldal, egy Facebook oldal, valamint esetleg a Twitteren, Instagramon, Pinteresten és további közösségi oldalakon való jelenlét. A weboldalnál talán sokan felszisszennek, hiszen erről mindenkinek a magas költségek jutnak eszébe. Ugyanakkor ez nem szükségszerűen van így. Egy megfelelő weboldalt már különösebb speciális tudás nélkül is tudunk építeni, akár saját magunknak is. Erre számos eszköz és platform van, amelyek bemutatásával egy későbbi cikkben foglalkozunk majd. Ugyanakkor a közösségi oldalakon való részvétel teljesen ingyenes, így például egy Facebook oldalt minden költség és nehézség nélkül akár percek alatt létrehozhatunk.

Onnantól pedig, hogy elkezdünk ténylegesen ügyfeleknek dolgozni, fontosak lesznek a praktikus kérdések is, mint például az adatok biztonságos tárolása, valamint az adatvesztés elkerülése is. Erre a célra használhatunk fizikai adattárolókat (pl. egy pendrive vagy háttértár), ugyanakkor az ingyenes online, felhő alapú rendszerek (pl. Dropbox) használata még talán ennél is egyszerűbb. Az utóbbiak további előnye, hogy ezek az ügyféllel való információ megosztást is lehetővé teszik, nem csupán a tárolást.

A számítógéptől eltávolodva nyilvánvaló, hogy szükségünk lesz egy megfelelő asztalra és székre, amelyek lehetővé teszik a kényelmes munkavégzést. Ez kezdetben bagatel kérdésnek tűnhet, ugyanakkor az idő előrehaladtával sajnos megérezzük, ha nem megfelelőek a bútoraink, például a konyhaasztal és egy egyszerű szék előbb-utóbb sok fájdalmat okoz, és talán meg is akadályozza egy időre a munka folytatását. A bútorok témakörénél maradva átgondolásra érdemes valamilyen tároló hely, pl. fiók vagy szekrény beszerzése is, ha szükséges a papír-alapú dokumentumok használata és tárolása. Ha kisgyermek is van a háznál, akkor fontos lehet a zárhatóság, nehogy lába keljen a fontos papíroknak, vagy adott esetben kis segítőink is ellássák kézjegyükkel azokat.

Az eszköztár további, fontos részét képezik a különböző programok és applikációk. Többnyire mindenki hasznát veszi a Microsoft Office legfontosabb programjainak (Word, Excel, PowerPoint), hiszen ezek az ügyfeleknek végzett munkán túl a saját vállalkozásunkkal kapcsolatos ügyintézésnél is hasznosak. Érdemes emellett megfelelő eszközt találni a kliensek számára végzett munkaidő mérésére is, jó példa erre a Toggl.com, amely a hét, vagy hónap végén riportok nyomtatására is alkalmas. Nagyon fontos megemlíteni továbbá a Gmail és a Google Calendar használatát, mivel a személyes használat mellett mindkettő tökéletesen alkalmazható a vállalkozások esetében is. Mindkettő lehetővé teszi az email fiók vagy naptár megosztását is, amely szintén segíti az ügyfeleknek történő munkavégzést, vagy a velük való együttműködést. Hasznosságuk miatt a későbbiekben ezeknek a használatáról részletesen is írunk majd. A Google alkalmazásoknál maradva a Google Docs / Google Drive is mind olyasmi, amelyet egy Virtuális Asszisztens sikeresen tud használni.

A munkavégzésen és információ megosztáson kívül fontos témakör a kapcsolattartás és az egyeztetés is. Ezeknél nagyon jó szolgálatot tesz a Google Hangout és a Skype, mint két teljesen ingyenes szolgáltatás. Megemlítésre érdemes még a Telegram, amelyen keresztül üzeneteket, és fájlokat egyaránt küldhetünk. Ha meglehetősen nagy méretű dokumentumokat kell eljuttatnunk a másik félnek, akkor pedig a Wetransfer lesz a megoldás.

Ha projekt menedzsment feladatokat is végeznünk kell, akkor a Trello az egyik legjobb megoldás. Ennek használatáról később szintén tervezünk egy külön cikket is írni, tele hasznos tudnivalókkal.

Hogy némi szót ejtsünk a grafikai megoldásokról, most nagyon népszerű a Canva használata (online), illetve a Photoshop és az Adobe Illustrator, mint grafikai és képszerkesztő programok. Kiváló minőségű képeket számtalan oldalról letölthetünk pénzért, de léteznek ingyenes anyagokat ajánló oldalak is, mint például Pixabay.

Az általánosságokon túlmenően pedig a specializáció határozza meg, hogy mire lehet még szükség.

Annak, aki könyvelési munkát végez otthonról, kelleni fog majd az ehhez szükséges szoftver. Másnak, aki grafikai munkát végez, ennek megfelelő programokra lesz majd szüksége, és így tovább, a lista természetesen még hosszan-hosszan bővíthető. Ugyanakkor reméljük, hogy a fentiek megfelelő támpontot adnak, és segítenek az indulásban.

Lépj be ebbe a fantasztikus VA közösségbe!

INGYENES cikkek, oktatóanyagok és sok hasznos tipp vár Rád!

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

adminA Virtuális Asszisztens alapvető eszköztára

Related Posts

vállalkozni fogok

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 2. rész

Nemrégiben jelentkeztünk a cikkünk első felével amelyben elkezdtük átgondolni, hogy milyen konkrét lépésekkel tudod elkezdeni a saját Virtuális Asszisztens vállalkozásod felépítését. Mostani írásunk ennek a folytatása, amelyben szeretnénk felhívni a figyelmedet néhány további dologra, amivel mindenképp fontos tisztában lenned! Az év elején megjelent cikkben segítettünk átgondolni, mivel is foglalkozz és kinek is dolgozz Virtuális Asszisztensként.

Virtuális Asszisztens interjú: Kovács Lilla

VA Tréning: Mióta dolgozol Virtuális Asszisztensként? Lilla: 2013-ban, Magyarországra költözésem után pár hónapig próbáltam munkát keresni.  Mivel bőségesen volt időm az állásinterjúk között,  így regisztráltam az akkori Elance és O-Desk platformokra. Ezek amolyan netes állásközvetítő oldalak voltak, és kezdetben én sem hittem, hogy sikerülhet ezt teljes munkaidős állássá tenni majd. Így kezdtem a VA pályafutásom

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok!

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 1. rész

Már jó ideje nem érzed magad jól a munkahelyeden és végre letisztult, hogy változtatnod kell. Úgy gondolod most vagy soha, mert végre egyértelműen érzed, hogy a mostani út számodra többé nem járható. Az év végi összegzés és az év eleji tervezgetés nagyon nagy lelkesedéssel töltött el de most, hogy már január vége felé járunk, ismét

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.