Prioritás meghatározás a Covey mátrix segítségével

No comments

Ismét a hatékony időbeosztás lesz a témánk, de ezúttal a prioritásokról lesz szó. Ehhez nagy segítsgünkre lesz az Eisenhower mátrix módszer, amelynek a segítségével megkülönböztetjük egymástól a fontos és a sürgős teendőket.

 

Ami fontos ritkán sürgős, és ami sürgős csak nagyon ritkán fontos.

Ez a mondat Dwight D Eisenhowertől  ered, aki az Egyesült Államok  ötvenes évekbeli elnökeként ismert, és ezzel a mondattal lényegében megteretmtette az idő menedzsment alapját. Ezzel a témával aztán később Stephen Covey foglalkozott A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása – Az önfejlesztés kézikönyve című könyvében.

Az Eisenhower mátrix a hétköznapi tevéknységeket azok prioritása alapján sorolja be 4 különböző kategóriába, kombinálva a két alapkategóriát (ami a „sürgős” és a „fontos”).

 

A továbbiakból megtudhatod, hogy mi a mátrix négy fő területe, mik a negyedekre jellemző tipikus tevékenységek, illetve hogy milyen következménnyel lehetnek azok az életünkre:

Matrix Covey

 

Beszéljünk először arról, ami sürgős. Ezek a tevékenységek azok a jól látható  dolgok, amelyek gyakran meghatározzák a napjainkat és feszültségben tartanak. Ez gyakran egyszerű feladatok sora, amelyek jellemzően nem fontosak, vagyis nagyon rövid idő alatt elvesztik fontosságukat, és már szinte nem is emlékszünk rájuk pár nap után.

A fontos tevékenységek viszont azok, amelyek az eredményekhez kötődnek, és az életre szóló missziónk, céljaink alapjai. Azok a tevékenységek, amelyekre gyakran úgy gondolunk, hogy „van arra még bőven időm”, miközben hagyjuk magunkat legyőzni a lényegtelen, de sürgős apró tevékenységek tömege által.

Nyilván a legnagyobb problémát az első negyed okozza: azok a tevékenységek, amelyek sürgősek és fontosak. Amik meghatározzák a napjainkat, értékes időt rabolván a második negyedbe sorolható stratégiai tevékenységektől.

Az emberek többsége az első negyedre koncentrál, amíg az eluralkodik teljesen az életén és míg végül az egyetlen örömöt az okozza, ha a magas stressz szintű első negyedből egyenesen a negyedik negyed jelentéktelen tevékenységei közé veti magát.

Most pillants fel a mátrixra és mindjárt jobban fogod érteni miről van szó, és valószínűleg rájössz arra is, hogy jó eséllyel már Te is beleestél már ebbe a csapdába…

Egy kis kitérő: az olasz emberek karakterükből eredően a legjobb pédái annak, hogy hogyan lehet teljesen beleveszni az első negyedbe. Ami viszont olykor az előnyükre is válik, mert a váratlan helyzeteket és kríziseket sokkal jobban kezelik, mint mondjuk egy szervezettebb német szakember. Egy német viszont, akkor is ha a hazájában nagyon jó szakemberként tartották számon, egy pörgős olasz munkakörnyezetben 2 hét után egy elveszett zombivá változhat. Nem egy ilyet láttam a Ferrari folyosóin bóklászni… 🙂

De az első negyedhez fűződő probléma valószínűleg világszinten elterjedt, mert Covey azt írja, hogy a vezetők 90%-a az első negyedben éli az életét, és gyakorlatilag sohasem foglalkozik stratégiai tevékenységekkel. Ha belegondolsz, ez egy kicsit megmagyarázza azt is, hogy miért tart a világ ott,  ahol…

Tehát a legnagyobb kihívás az, hogy valahogy kimeneküljünk el az első negyedből, és hogy találjunk időt a második negyed stratégiai tevékenységeire!

Ahogy Peter Drucker mondja, az eredményes emberek fejében nem problémák, hanem megoldások vannak.

Eleinte az egyetlen megoldás időt nyerni a harmadik és a negyedik negyedből.

Hogyan is kezdj neki?

Először is készíts egy listát azokról a tevékenységeidről, majd szépen lassan kezdd el őket besorolni a negyedekbe.

Most már tudod, hogy melyek azok a tevékenységek, amelyeket drasztikusan le kell csökkentened. A legjobb az lenne, ha minden ilyen jelentéktelen tevékenység helyére beütemeznél egy új és hasznos szokást. Mint például esti tévézés helyett fél óra olvasást. Tudd, hogy minden új szokás bevezetésénél 21 nap szükséges ahhoz, hogy beidegződőtt szokássá váljon (bár erről is több elmélet van, valaki szerint több, valaki szerint kevesebb).

A következő lépés az, hogy a harmadik negyed tevékenységeire koncentrálj! Ezek azok a dolgok, amelyek kiszervezhetőek.

Most biztosan az jut az eszedbe, hogy rendben van, de mi lesz akkor az első negyeddel? Nos, itt a feladatok mennyisége automatikusan le fog csökkeni, de ehhez az kell, hogy eltöröld szinte teljesen a negyedik negyedet, átszervezd a harmadikat, találj időt a másodikra, és így idővel optimalizálódni fog a helyzet!

Íme egy rövid és praktikus összefoglaló arról, hogy miként szervezheti át a tevékenységeit egy VA:

 

  • Figyeld meg magad, és meghatározd meg azt az időt, amit például felesleges Facebookozással töltesz
  • Azt a Facebook időt, amit a munkád miatt kell beiktatni, a komolyabb koncentrációt igénylő tevékenységek után tervezd be levezetés képpen
  • Minden mellékes tevékenységet (mint például az adminisztráció és hasonlók) blokkokba szervezz, és úgy tervezed meg a napirendedet, hogy ez a fajta munka is az alacsonyabb energiaszintű időszakba essen (így nem pocsékolod majd ezekre a leginkább produktív idődet)
  • Ha lehet automtizálj, sőt idővel szervezz ki Te is!
  • Ezeket a tevékenységeket rendszeresen végezd is el, hogy ne kerülhessenek át a sürgős kategóriába
  • Szigorúan tervezz be magadnak legalább heti 2 órát, amikor a Te saját vállalkozásod hosszútávú terveire koncentrálsz, tehát például új szolgáltatást fejlesztesz, vagy egy új reklámkampányon dolgozol
  • Az ügyfeleid esetében is ezt a taktikát kövesd, és ne hagyd, hogy felhalmozódjanak és sürgőssé váljanak a tevékenységek
  • Ha az ügyfeledet is rászoktatod erre a beállítottságra, akkor az ő élete is gyökeresen meg fog változni, egyre többet fog kiszervezni, és nem kell folyton a vészhelyzetek megoldásával foglalkoznia.

VA-ként a szereped egy kisvállalkozás életében nagyon fontossá válhat, ha a célod nemcsak a feladatok gépies elvégzése,  hanem egy új mentalitás megismertetése és bevezetése is!

 

Lépj be ebbe a fantasztikus VA közösségbe!

INGYENES cikkek, oktatóanyagok és sok hasznos tipp vár Rád!

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

KrisztinaPrioritás meghatározás a Covey mátrix segítségével

Related Posts

időgazdálkodás

Időgazdálkodás felsőfokon

Krisztina írása Azt hiszem, mostanra már minden csoporttagnak világos, hogy az időgazdálkodás az egyik kedvenc témám. 🙂  Rengeteg könyvet és cikket olvastam erről, és ebben az írásban most szeretném összefoglalni az általam ismert és alkalmazott legjobb technikákat!   Először is pár szó az időről… Minden nap mindenkinek ugyanannyi idő áll a rendelkezésére, ez az egyetlen demokratikus erőforrásunk.

könyv, amit minden virtuális asszisztensnek el kell olvasnia

4+1 könyv, amit minden virtuális asszisztensnek el kell olvasnia!

Krisztina írása Utóljára akkor voltam könyvtárban, amikor a kisfiammal voltam várandós, de most valahogy megint rámtört a vágy a könyvhalmok iránt. A mai világban szinte furcsa, ha valaki könyvtárba jár, hiszen rengeteg információ áll a rendelkezésünkre az internet révén. Emellett megrendelni egy könyvet online pofon egyszerű, és gyakran már Kindle-ön vagy tableten olvassuk a különböző

A szabadúszó élet: legenda vagy valóság?

A szabadúszó élet: legenda vagy valóság?

Sokszor olvashatunk olyan írásokat, ahol arról mesélnek, hogy milyen fantasztikus a szabadúszók élete. Többnyire mi is ezt tesszük 🙂 . De azért vannak persze hátrányai is, és most ezekről is szót ejtünk.   Krisztina írása   Bevallom, egy valami hiányzik az alkalmazotti életemből! Az augusztusi 3 hetes nyári szabadság, amikor tökéletesen el tudtam felejteni a

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.