Időgazdálkodási tippek digitális nomádoknak és távmunkásoknak

No comments

Krisztina írása

Azt hiszem, az időgazdálkodás az igazi „mumus” mindenki számára, aki otthonról dolgozik. A történet valahol ott kezdődik, hogy amikor alkalmazottként dolgozunk azt gondoljuk (és sokszor hangoztatjuk is), hogy „ha én osztanám be az időmet és a munkámat, akkor minden teljesen más lenne”. De hogy történik ez a valóságban?

 

Ha jól belegondoltok, akkor a probléma valódi oka az, hogy az alkalmazottak többsége nem arra koncentrál, hogy hatékonyan dolgozzon, hanem arra, hogy leteljen a munkaidő, és általában nem alkalmaz semmilyen munkametódust… Persze tisztelet a kivételnek.

Szóval, az alkalmazottnak csak ritkán van időgazdálkodási tapasztalata, így hát nem csoda, hogy ha valaki az alkalmazotti lét után szabdúszóként kezd el dolgozni, akkor gyakran tragikussá válik az élete, legalábbis eleinte.

Én az a „tervezős típus” vagyok, ráadásul már az általános iskolában volt egy olyan napközis tanítónénim, aki megtanította nekünk, hogy hogyan készítsünk tanulási tervet, azaz mérjük fel a feladatok nehézségét, az elvégzésükhöz szükséges időt, hogy milyen sorrendben álljunk neki a feladatoknak, és végül hogyan ellenőrizzük vissza a becsléseinket. Akkor, 8 évesen persze ezt nem tudtam, de valójában ez a rutin a hatékony időgazdálkodás alapja.

Amikor elkezdtem személyi asszisztenként dolgozni a Ferrari-nál rájöttem, hogy valójában egyedül kell dolgoznom, nekem kell beosztani az időmet, sőt a főnökeimét is. Mindezt pedig egy olyan környezetben, ahol minden fél órában történik valami sürgős és katasztrófális eset, tehát  állandó félbeszakítások között dolgozol. Valószínüleg a napközis tanítónéninek köszönhetően elég egyértelmű volt számomra, hogy ki kell alakítanom valamilyen rutint a feladataim kezelésére (ha nem akarok megbolondulni). Onnantól kezdve volt egy A4-es kockás spirálfüzetem, amiben mindent megterveztem. Valószínűleg én voltam az egyetlen dolgozó, aki megtervezte a napjait – cukkoltak is eleget a füzetem miatt!

A füzet egyszerű volt, semmi dizájn, a metódus azonban annál összetett volt. Új lap minden munkanapnak, felül dátum, és olykor pár bíztató szó is (de erről majd egy másik cikkben írok). Közvetlenül a dátum alatt gyakorlatilag a napi programom állt, ami természetesen figyelembe vette a főnökeim elfoglaltságait is. Ha például 2-3 órán keresztül egy megbeszélésen ültek, akkor én tudtam olyan adminisztrációs tevékenységeket végezni, amihez nyugalomra volt szükségem. Reggel mindig „korán” érkeztem, 8-kor már dolgoztam (mivel nálunk rugalmas kezdés volt 8 és 9 között – amolyan olaszosan – , így a dolgozók többsége, a főnököket is beleértve 9–re estek be). Így tudtam, hogy van egy nyugodt órám, amit olyan tevékenységekre fordíthatok, amelyekre nagyon oda kell koncentrálnom. Ilyenkor általában a telefon sem csörgött. Ebéd után mindig valami laza tevékenységgel kezdtem, mert az ebédszünet után nehéz volt a visszaállás a pörgésre. A heti fix megbeszélések napirendjének összeállítását és kiküldését természetesen a megbeszélések napja szerint programoztam. Péntek délutánra pedig összegyűjtöttem a különböző rendeléseket, számlázási ügyeket, amikkel hétközben viszont nem vesztegettem az időmet. Egy idő után tudták a kollégák, hogy pénteken rendelek irodaszert, tehát addigra küldték el ők is az igényeiket.

Azokat a feladatokat, amelyeket valamilyen okból nem tudtam elvégezni vagy befejezni, felírtam a lap aljára, mert ez a rész képezte a következő napi tervezés alapját. És minden péntek este megcsináltam a heti tervezést is, ami azt jelentette, hogy megcímkéztem a lapokat a dátumokkal, és a jobb felső sarokba felírtam az elvégzendő tevékenységeket. De az időbeli elosztást mindig naponta, este fejeztem be. Minden olyan feladatot, ami a hét folyamán felmerült, de tudtam hogy csak a következő héten kell megcsinálnom, a pénteki nap aljára jegyeztem fel.

Persze így is előfordult, hogy valami az éjszaka közepén jutott eszembe, de az biztos, hogy a füzetem nélkül végem lett volna. Így viszont a leépítések után már 4 asszisztens helyett dolgoztam (no comment)…

Mi változott azóta, hogy a magam ura vagyok, és minden tökéletesen kellene, hogy működjön a time management-tel kapcsolatban?

  • Kétszer annyi lett a tervezés
  • Fele annyi a stressz (ami azért ez nem rossz, igaz?)
  • A füzetből „tool” lett
  • A „tool” mellett van egy naplóm is (erről szintúgy egy másik cikkben fogok bővebben írni)
  • Képtelenség megtervezni mindent, mert a gyerekek folyamatosan áthúzzák a számításaimat
  • Képtelenség kizárni minden olyan, előre nem látható kritikus helyzetet, ami órákat vesz igénybe, és minden terv dől
  • Ha a magad ura vagy, akkor nagyjából mindent Te csinálsz, tehát gondolni kell a promóra, a kapcsolatépítésre és az adminisztrációra is
  • Mivel a magad ura vagy, így túl sok az ötleted, de egyre kevesebb az időd
  • A munka és a magánélet teljesen egybefolyik, most már mindkét életet meg kell tervezni.

Előrebocsátom, hogy nincs tökéletes módszer, és hogy a saját módszeremen is mindig alakítok (mert az egyetlen állandó dolog az életünkben a változás), de így pár év után eljutottam oda, hogy elmondhatom, sikerült kialakítanom az ÉN saját kis módszeremet. Most már csak az van hátra, hogy tökéletesítsem!

A tervezés nagyon időigényes. Ha (majdnem) nulláról indulsz, akkor áldozz rá egy napot, vagy 2-3 fél napot.

Az első és nagyon fontos lépés, hogy készíts listákat a kliensekkel kapcsolatos feladatoktól elkezdve a weboldaladig, a promós tevékenységig, adminisztrációig. A lényeg, hogy kiürítsd a fejed. Minden listán belül állíts fel egy fontossági sorrendet. Célszerű a nagyobb tevékenységeket apró lépésekre lebontani, így kevésbé rémiszetenek meg, és napi szinten könnyebben programozhatóak. Én a tervezés ezen szakaszát a Trello-n csinálom, tehát minden tevénységnek/kliensnek van egy board-ja, azon belül pedig a listákon keresztül követem a folyamatokat. Ha nem ismered a Trello-t, akkor ez most valószínűleg nagyon „kínaiul” hangzik, de ígérem, később arról is fogunk írni részletesen. Szintúgy a Trello-n nyitottam egy board-ot a cselekvési tervnek is, ahol a listák viszont havi felosztásban vannak, tehát a fontossági sorrend alapján készítettem gyakorlatilag egy éves tervet is.

A következő fontos és időigényes lépés, hogy a Google calendar-on beprogramoztam a fix családi tevékenységeket (az étkezéseket is beleszámítva) az egész évre, a fennmaradó részt pedig felosztottam 2 órás blokkokra, ahová a munkával kapcsolatos tevékenységeket programozom.  Nyilván először az ügyfeleiddel kapcsolatos feladatokat kell beprogramoznod, de aztán gondolni kell a vállalkozásod járulékos tevékenységeire is. A lényeg, hogy a nehezebb feladatokat a nyugodtabb, és (számodra) produktívabb időszakra programozd, a lazább tevékenységeket pedig gyűjsd össze, és olyankor végezd el, amikor már fáradtabb vagy. A könyvelést például célszerű egy héten egyszer egy fix időpontra ütemezni, a Facebook-os lazítást pedig a nehezebb feladatok utáni levezetésnek beiktatni. Ha megoldható, bevezethetsz egy napot, amikor csak a saját tevékenységeddel foglalkozol. Ha előre átgondolod, hogy a nap melyik szakában milyen feladatot célszerű elvégezni, akkor nagyobb eséllyel sikerül be is fejezned azt. Természetesen nem tudhatod előre, hogy milyen nem várt események zavarnak bele a tervedbe, ezért muszály megtanulni, hogy rugalmasan kezeld a programod. A 2 órás blokkoknak és a szabadon hagyott blokkoknak köszönhetően könnyen módosíthatsz a terveiden. Ha Google calendar-t használsz, akkor nagyon egyszerűen tologathatod a blokkokat ide-oda, legalább is heti szinten. Én nagyon szeretem használni a színeket, sárga a telefon vagy skype hívás, lila a házon kívüli program, zöld az itthoni de magán jellegű program, és piros, ha munkáról van szó. Elég rápillantanom a naptárra, és már vizuálisan átlátom, hogy mi vár rám. Természetesen használom az emlékeztetőket is, mert így tudom, hogy mikor kell lassan a következő feladatra váltanom.

Ne feledkezz meg háztartási munkákról-, és a rendszeres olvasásról, tanulásról és testmozgásról sem.

Hát igen, az életünk túl komplikált lett! Gondoljatok bele, mennyivel egyszerübb volt 50 évvel ezelőtt… Persze ugyanakkor sokkal nehezebb is, mármint az életszínvonal szempontjából.

Én valószínűleg már a nem normális kategóriába tartozom, de van heti menüm, és háztartási munkabeosztásom is! 🙂

A tervezés akkor működik, ha jól méred fel a fontossági sorrendeket, és jól becsülöd meg a tevékenységekhez szükséges időt. Fontos azt is tudni, hogy Te a nap melyik szakaszában vagy aktívabb és produktívabb. Célszerű heti szinten 2-3 olyan rést hagyni, amit arra használhatsz fel, hogy a váratlan munkákat és helyzeteket intézhesd.

A tervezés elég sok időt vesz igénybe, tehát a tervezést is be kell tervezni! Minden este nézd át, hogy mit kell újraprogramoznod, mert így nem vész feledésbe semmi fontos, és gondold át következő nap programját.

A nehezebb feladatokat ütemezd a hét elejére, mivel általában csütörtöktől már mind kezdünk leereszteni. Viszont ezekre a napokra rakhatod a háztartási munkák nagyobb részét, a heti edzést, és minden olyan tevékenységet, ami könnyebb, vagy szórakoztatóbb.

A tervezés lényege, hogy próbáld lecsökkenteni a fejedben duruzsuló gondolatokat (pl. el ne felejtsem, hogy…), és arra koncentrálj, amit éppen csinálsz, nem pedig arra, hogy mit kell még megcsinálnod.

Ahhoz, hogy hatékonyan tudj gondolkodni és fókuszálni egy feladatra, elengedhetetlen, hogy felszabadíts minden lehetséges memóriaegységet, pont úgy, akár egy számítógép. Ha nincs elegendő memória, lelassul, lefagy és adatokat veszít…!

 

 

Lépj be ebbe a fantasztikus VA közösségbe!

INGYENES cikkek, oktatóanyagok és sok hasznos tipp vár Rád!

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

KrisztinaIdőgazdálkodási tippek digitális nomádoknak és távmunkásoknak

Related Posts

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok!

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 1. rész

Már jó ideje nem érzed magad jól a munkahelyeden és végre letisztult, hogy változtatnod kell. Úgy gondolod most vagy soha, mert végre egyértelműen érzed, hogy a mostani út számodra többé nem járható. Az év végi összegzés és az év eleji tervezgetés nagyon nagy lelkesedéssel töltött el de most, hogy már január vége felé járunk, ismét

Virtuális Asszisztens 2019

Miért éri meg 2019-ben is Virtuális Asszisztensnek lenni?

  Azt hiszem abban mind egyetértünk, hogy 2018-ban is szemmel látható volt a Virtuális Asszisztens szakma ismertségének és népszerűségének a növekedése világszerte. Idén Magyarországon is egyre többen találkoztak ezzel a kifejezéssel (talán részben a mi munkánknak is köszönhetően) és tudtak meg többet arról, hogy mit is jelent ez. Ugyanakkor azt gondoljuk, hogy a 2019-es év

A megfizethető VA eszköztár

A megfizethető VA eszköztár

Mivel sokan gondolkodnak most azon, hogy elkezdik a saját Virtuális Asszisztens vállalkozásukat, szerettem volna írni kicsit a sajátomról. Még pontosabban az eszközigényről és arról, hogy valójában mennyire kevés is elég az induláshoz.   Judit írása Emlékszem, először akkor gondolkodtam el ezen a témán komolyabban, amikor láttam az egyik Facebook csoportban egy posztot, ahol az volt

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.