Időgazdálkodás felsőfokon

No comments

Krisztina írása

Azt hiszem, mostanra már minden csoporttagnak világos, hogy az időgazdálkodás az egyik kedvenc témám. 🙂  Rengeteg könyvet és cikket olvastam erről, és ebben az írásban most szeretném összefoglalni az általam ismert és alkalmazott legjobb technikákat!

 

Először is pár szó az időről… Minden nap mindenkinek ugyanannyi idő áll a rendelkezésére, ez az egyetlen demokratikus erőforrásunk. Nem igaz, hogy kevés időnk van, csak az, hogy sokat sokszor ostobaságokra fecsérelünk. Ne feledd, hogy az időgazdálkodás gyakorlatilag megfelel az ÉLETED szervezésének és ezáltal annak teljessé tételének!

A cikket a napszakoknak megfelelő tevékenységek sémája szerint építettem fel, tehát először az ébredésről fogunk beszélni.

Jocko Willink volt amerikai haditengerész ébredés teóriája szerint a nap első és legfontosabb pillanata az ébresztő óra hangja. Vagy átmész ezen a „teszten”, vagy nem (én még gyakran nem…), de az biztos, hogy ez a döntés befolyásolja az egész napodat. Ha sikerül korán felkelned, akkor ez a napod első sikerélménye!

Döntéseket meghozni nagyon megterhelő az agyunk számára, ezért reggel célszerű elkerülni az olyan tevékenységeket, amihez akár minimálisan is, de gondolkodni kell. Ehhez a legjobb megoldás megtanulni az „automata” üzemmódot, vagyis olyan jó szokásokat begyakorolni, amelyek segítik az energiaszinted megtartását (mivel már nem kerülnek plusz fáradságba).

Az első óra nagyon fontos, és erről már beszéltünk Hal Elrod Varázslatos reggel című könyve apropóján. Az elmélet legfontosabb eleme egy óra amit magadra áldozol, de egy gondosan kidolgozott struktúra szerint: ébredj korán, mozogj, olvass és meditálj!

Térjünk át a délelőtti időszakra, ami általában a fő munkaidő, mivel ilyenkor még magas az energiaszint, és többnyire a gyerekek sem zavarnak, főleg ha már ovisok vagy iskolások (alapvetően a hagyományos munkarend is erre az elgondolásra épít). Nagyon fontos tehát, hogy ebben az időszakban a lehető legjobban koncentráljunk, méghozzá a legfontosabb tevékenységekre. Erre az időszakra érdemes időzíteni a magas prioritású teendőket. Karaktertől és élethelyzettől függően természetesen változhatnak a körülmények, és előfordulhat, hogy ebben az időszakban fizikálisan Te nem vagy a toppon (vagy esetleg kisbabád van, aki pont ebben az idősávban nyűgösebb).

Fontos itt megemlíteni, hogy a szabályok segítenek, mivel tehermentesítik az agyunkat, de ne ess abba a hibába, hogy túl mereven akarod követni a terveket! A lényeg, hogy olyan beosztást csinálj magadnak, amitől könnyen el is tudsz térni, ha változnak a körülmények!

Néhány apró szabály, amit nem árt tudni, amikor a tervezésen munkálkodsz

 

Bluma Zeigarnik fedezte fel azt a tényt, hogy az agyunk sokkal jobban emlékszik azokra a tevékenységekre, amelyeket nem fejeztünk be, és ez ott marad a fejünkben. Ráadásul folyamatosan energiát szív el tőlünk! Egy másik fontos szabály, hogy a Miller törvény alapján körülbelül 7 különböző információt tud az agyunk egyszerre kezelni, ezen felül már képtelen a hatékony működésre.

Tehát annak a sok apró zümmögő gondolatnak, ami a fejedben cikázik tárhelyet kell találni, de a fejeden kívül! Ha olvastad David Allen Get it down című könyvét, akkor már tudod miről van szó.

Ehhez én a Trello szoftvert ajánlom, mert tökéletesen alkalmas arra, hogy számon tartsd a különböző projektek fázisait, valamint a bevillanó ötleteket is. A lényeg, hogy mindent kiírj magadból (amire jó lehet egy füzet is). A lényeg, hogy ne próbálj mindent fejben tartani, hanem építsd ki azt a rendszert, amiben Te könnyen tudod tárolni az információkat (és könnyen meg is találod őket anélkül, hogy feledésbe merülnének).

A prioritások kezeléséhez elmesélek egy jó példát, ami könnyen felidézhetővé teszi ezt az elméletet. Végy elő egy befőttes üveget és töltsd meg nagy kövekkel. Amikor tele van, még mindig van benne hely, de már csak apróbb kavicsoknak. Azt hinnéd, hogy most már tényleg megtelt, de még tudsz beleszórni némi homokot. A befőttes üveg egy napunk metafórája. Ha először a nagyobb feldatokat végzed el, még lesz időd és energiád az apróbb de könnyedebb feledatokra. Viszont ha megtöltöd az üveget homokkal, akkor már biztosan nem fog elférni benne pár nagy kő, ami viszont a fontosabb és nehezebb tevékenységeket szimbolizálja.

Tudni szeretnéd, mi az, ami hátráltathat? Ebben (is) segít a Covey mátrix! Fontos, hogy minden időrabló tevékenységet kiiktass vagy leredukálj (lemondások nélkül nem megy a változás)! Emlékezz rá, hogy az időt három kategóriába sorolhatjuk be: teljes idő, üres idő és elfecsérelt idő!

Természetesen kell pihenésre és szórakozásra is időt hagyni, de az tényleg pihenés legyen! Jobb 10 percet ülni a kertben, mint 10 perc a Facebook előtt. Az internet csodás változásokat hozott az életünkbe, de sokak életében most olyan szerepet tölt be, mint a cigaretta a 80-as években… gondold végig…

Mit tehetsz annak érdekében, hogy elkerüld a net üres csábításait, amíg dolgozol?

  • Iktasd ki a különböző értesítéseket
  • Ütemezz be 2 fix időpontot, amikor ellenőrzöd az emaileket és üzeneteket
  • Tanulj meg újra unatkozni, és ne feltétlenül a telefonon lógj, ha kell 5 percet várnod valahol
  • Lépj ki az alkalmazásokból!

Hajlamosak vagyunk alábecsülni a neten töltött időt! Próbáld ki a Rescue time alkalmazást pár hétig hogy lásd, mikor és hová vész el az időd!

Tervezett szünet és relaxáció

 

Ha otthonról dolgozol, akkor hajlamos lehetsz az össze-vissza étkezésre és a rendszertelen életre. Valójában az egészséges étkezés és a testmozgás is fontos ahhoz, hogy produktívak legyünk. 2 óra ebédszünet például nagyon jó hatással lehet a délutánodra. Készíts egészseges, de könnyű ételeket és találj időt 10 perc nyújtásra és légzési gyakorlatra. Igyál meg egy jó kávét és közben elmélkedj arról, ami épp eszedbe jut, esetleg olvass 20 percet.

Multitasking, de csak okosan!

 

Mára már köztudott, hogy nem létezik valós multitasking, inkább csak ugrálás az egyik tevékenységről a másikra. Ennek ellenére összekombinálhatsz aktív tevékenységeket olyan passzív tevékenységekkel, amelyek nem energiaigényesek. Pédául hallgathatsz hangoskönyveket vagy podcastokat amíg vasalsz, vagy összekötheted a házimunkát az esti tornával!

Ebéd után az energiaszint még gyakran alacsony, ezért például ez az időszak alkalmas lehet az email fiók(ok) ellenőrzésére és rendezésére.

Ha ezután még mindig gondot okoz a koncentrálás, akkor az valószínűleg abból ered, hogy megrémít az előtted álló feladat. Ilyenkor a legjobb döntés mindenképpen belekezdeni, és legalább 15 percet dolgozni rajta. Amint jobban belemerülsz oldódik a félelem, és ha apránként nézel szembe a nagy feladattal, akkor mindjárt könnyebbnek is tűnik.

Használhatsztod a Goodtime alkalmazást is, ami gyakorlatilag a Francesco Cirillo által kifejlesztett pomodoro technikára épül. Minden rövid 25 perces blokkot 5 perc szünet követ, majd négy blokk(paradicsom) után jöhet egy hosszabb 15 perces szünet. Az időt azért osztják fel így, mert az agyunk nem képes hosszú távon nagyon koncentrált állapotban maradni.

Ha már edzettebb vagy, akkor hosszabb blokkokat is beépíthetsz, sőt tematikus napokat is szervezhetsz, amikor csak egy bizonyos tevékenységnek szenteled magad!

Tervezz pesszimistaként, de dolgozz akívan!

 

Mit jelent ez? Hogy nem kellene heti 20-25 óránál többet beprogramozni, hogy ezáltal legyen idő a pótlásokra is. Viszont amikor dolgozol, akkor próbálj úgy koncentrálni mintha csak kevés időd lenne és ezért mindenképpen mielőbb be kellene fejezned a feladatot. Úgy, mint vizsga előtt, amikor nyomás alatt mindenki a legjobbat hozza ki magából.

Próbálj arra is törekedni, hogy az elkezdett feladatokat fejezd is be, tehát csak egyszer foglalkozz velük. Kivételt képeznek természetesen ezalól a hosszú és/vagy nehéz feledatok.

A másik nagy probléma az agyunkkal az, hogy nagyon szubjektív az időérzékelésünk. Ha valami örömteli, akkor az idő repül, ha pedig inkább szenvedés, akkor csak döcögnek a percek. Másrészt, ha olyan tevékenységekről van szó, amit mondjuk 3 hónapon belül kell befejezni, akkor hajlamosak vagyunk túlbecsülni a rendelkezésre való időt, míg rövd távon egy gyorsabb tevékenység is sokkal időigényesebbnek tűnik.

Ha azok közé tartozol, akik nehezen kezdnek bele a dolgokba, olvasd el Mel Robbins 5 másodperc című könyvét. Ennyi idő áll a rendelkezésünkre ahhoz hogy cselekedni kezdjünk, és az agyunk ne kezdjen el kifogásokat gyártani!

És végül az este…

 

Tudni kell félbehagyni, méghozzá akkor is ha, úgy érzed, hogy most nagy ihletet kaptál. Tudni kell levezetni, és beiktatni valamilyen szórakoztató tevékenységet (ami jobb esetben nem alvást jelent a kanapén a TV előtt). A legjobb szerintem az, ha hálanaplót vezetsz és átgondolod a napi eseményeket, valamint azt is ami másnap vár rád. Emellett olvass valami érdekeset, ami nem feltétlenül munkáról szól!

A kreatív karakterűek nagyon nehezen adják be a derekukat, mert úgy gondolják, hogy a tervezés gátolja az ihletet. Én úgy gondolom, hogy egy megfelelő terv jó keretet ad ahhoz, hogy átgondoljam mi fontos nekem és mire áldozzak energiát, illetve mi az, ami boldoggá tesz. Nem szabad, hogy a terv vagy rendszer valamilyen gátló tényezővé váljon, és ne hagyja, hogy a spontán élmények is vezéreljék az életed. De biztosan nem hasznos, ha tétlenül várod a pozitív változásokat, mert azok csak akkor jönnek, ha valaki tudatosan alakítja a mindennapjait! 🙂

 

Elhatároztad magad? Készen állsz, hogy elkezdd építeni a saját, sikeres és jövedelmező Virtuális Asszisztens vállalkozásodat? Akkor válassz a kimondottan erre a pályára készülők számára összeállított tanfolyamaink közül, amelyek segítenek a biztos indulásban! 🙂  További információkért kattints ide: TANFOLYAMOK

 

 

Lépj be ebbe a fantasztikus VA közösségbe!

INGYENES cikkek, oktatóanyagok és sok hasznos tipp vár Rád!

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

KrisztinaIdőgazdálkodás felsőfokon

Related Posts

vállalkozni fogok

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 2. rész

Nemrégiben jelentkeztünk a cikkünk első felével amelyben elkezdtük átgondolni, hogy milyen konkrét lépésekkel tudod elkezdeni a saját Virtuális Asszisztens vállalkozásod felépítését. Mostani írásunk ennek a folytatása, amelyben szeretnénk felhívni a figyelmedet néhány további dologra, amivel mindenképp fontos tisztában lenned! Az év elején megjelent cikkben segítettünk átgondolni, mivel is foglalkozz és kinek is dolgozz Virtuális Asszisztensként.

Virtuális Asszisztens interjú: Kovács Lilla

VA Tréning: Mióta dolgozol Virtuális Asszisztensként? Lilla: 2013-ban, Magyarországra költözésem után pár hónapig próbáltam munkát keresni.  Mivel bőségesen volt időm az állásinterjúk között,  így regisztráltam az akkori Elance és O-Desk platformokra. Ezek amolyan netes állásközvetítő oldalak voltak, és kezdetben én sem hittem, hogy sikerülhet ezt teljes munkaidős állássá tenni majd. Így kezdtem a VA pályafutásom

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok!

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 1. rész

Már jó ideje nem érzed magad jól a munkahelyeden és végre letisztult, hogy változtatnod kell. Úgy gondolod most vagy soha, mert végre egyértelműen érzed, hogy a mostani út számodra többé nem járható. Az év végi összegzés és az év eleji tervezgetés nagyon nagy lelkesedéssel töltött el de most, hogy már január vége felé járunk, ismét

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.