Egy igazi virtuális asszisztens kelléktárjából nem hiányozhatnak ezek a szoftverek. Meglátod hogy neked is nagyon hasznosak lesznek a munkádhoz!

 

Virtualis Asszisztens

Virtualis Asszisztens

Már biztosan Te is hallottál a Negyedik ipari forradalomról. Arról az időszakról van szó, amelyben most élünk, vagyis a digitális újítások koráról, amikor rengeteg új program került, és kerül a mai napig is kifejlesztésre azért, hogy segítse mindennapi életünket és munkánkat. Ha azok közé tartozol, akik szeretnének lépést tartani az újdonságokkal, akkor tudod, hogy ez mennyire időigényes. Ezért mi több éves tapasztalatunk alapján összegyűjtöttük neked ide mindazokat a hasznos eszközöket, amelyek nélkül egy Virtuális Asszisztens szinte nem is létezhet.

A lista természetesen rendszeresen bővül és módosul, ahogy újabb szoftvereket és eszközöket ismerünk meg, és próbálunk ki.

Weboldal és tárhely

Siteground

Domain név, tárhely, email és postafiók egyben? WordPress CMS egy kattintással? Igen. Az egyik legmegbízhatóbb szolgáltató, aki nem mellesleg nagyon kedvező árakkal dolgozik. 10 perc alatt elintézhetsz mindent, és ha segítségre lenne szükséged, nagyszerű az ügyfélszolgáltuk (habár az idegen nyelvtudás szükséges a kapcsolatfelvételhez). A Virtuális Asszisztens tréning természetesen a SiteGround szolgáltatásait használja!

WordPress

A WordPress az egyik legismertebb platform, amelyen Virtuális Asszisztens weboldaladat is el tudod készíteni. Ez az egyik legelterjedtebb CMS rendszer, amelynek kezelését bárki elsajátíthatja némi tanulás és gyakorlás árán. Az első tanuló feladat lehet a saját webolalad felépítése! Hamarosan pedig elérhető lesz a VA tréning által kiadott részletes tutorial is.

Wix

Ha nem tudsz, vagy nem szeretnél időt szakítani a WordPress használatának megtanulására, viszont szeretnél szép, és költséghatékony megoldást a weboldalépítésre, akkor a válaszd a Wix.com! Nagyon egyszerű és közérthető módon működő szoftverükkel bárki nagyon gyorsan készíthet látványos és kiválóan működő weboldalt.

Email és naptár

Gmail

A legjobb levelező program, ez nem is kérdéses. Ingyenes, bőséges tárhellyel, nagyszerű funkciókkal és rengeteg Google Chrome kiterjesztéssel, amelyekkel programozható is. Nyomon követheted elküldött üzeneteidet, és nagyon professzionális elektronikus aláírást is készíthetsz. Már készülőben van hosszabb cikkünk is a Gmail kezeléséről! J

Google Calendar

Sokféle naptárrendszer létezik, de ha már használsz Google terméket (pl. Gmail), akkor célszerű a Google Calendart is létrehozni hozzá. Egyszerre több naptárad is lehet, egy akár a családi eseményeknek, egy másik pedig a munkával kapcsolatos elfoglaltságoknak. És persze az ügyfeleid naptáraihoz is lehet hozzáférésed, ha ők is megosztják Veled a saját Google naptárukat. Ezzel mindig láthatod, hogy ki mikor és milyen megbeszélésen, vagy programon vesz részt, anélkül, hogy bárkit kérdezgetned kellene.

Email marketing

Mailchimp

Rengeteg email marketinggel foglalkozó program létezik, az ingyenes verziók persze korlátozott funkciókat kínálnak. Ezzel szemben a MailChimp használata havi 12 000 emailig ingyenes, és csak az automatizálási folyamatok és hasonló emelt szintű szolgáltatások esnek a pro kategóriába.

Getresponse

Active Campaign

Tárhely, felhő alapú szolgáltatások és fájlküldés

Google drive

Ha van Gmail-ed, akkor van Google Drive-od is. Ingyenes tárhely szolgáltatás, és dokumentum megosztás, amely biztosítja, hogy a virtuális csapatod könnyedén dolgozhasson bármilyen megosztott fájlon.

Dropbox

Ha csapatban, és virtuális módon dolgozol, akkor a Dropbox a tökéletes megoldás a különböző fájlok megosztására. 1 GB tárhely ingyenes, és arra is tökéletes megoldás, hogy a legfontosabb dokumentumokból tárolj itt egy másolatot, hiszen bárhonnan elérhető, ha nincs nálad a számítógéped (illetve biztonsági másolatok helyeként is tökéletesen megállja a helyét, hiszen a számítógép esetleges hibája az itt tárolt dokumentumokat nem érinti, mivel nem a gépen tárolod azokat). Nyithatsz mappákat minden ügyfélnek vagy partnernek, de akár az egyes fájlokat is megoszthatod – akár ideiglenesen is – bárkivel!

 

Wetransfer

Ha nagyméretű fájlokat kell küldened, akkor a legegyszerűbb (és nem mellesleg ingyenes!) megoldás a Wetransfer. A küldés után nyomon követheted azt is, hogy letöltötték-e az adott anyagot vagy dokumentumot.

Social media marketing:

Hootsuit

A közösségi média használata ma már az alapvető marketing eszközök közé tartozik, legyen szó a saját vállalkozásodról, vagy egy ügyféléről. Nem elég csak úgy posztolgatni, mivel stratégia és rendszer nélkül a hatékonyság elenyésző. Ha olyan eszközt keresel, amellyel az összes közösségi média csatornádat egy helyről kezelheted és programozhatod, akkor a Hootsuit-ot imádni fogod! Ráadásul, kezdésnek az ingyenes verzió is tökéletesen megállja a helyét!

Buffer

Itt is szinte tökéletesen megállja a helyét az, amelyet a Hootsuit-tal kapcsolatban leírtunk. A kettő közötti választásnál a személyes ízlés lesz a meghatározó!

Projekt menedzsment

Trello  

Trello nélkül nem élet az élet, ha projekt menedzsment feladatokat kell ellátnod! Tökéletesen alkalmas arra, hogy saját vállalkozásod különböző területeit kezeld, de ügyfeleiddel is használhatod, mivel az információkat meg is tudod osztani bárkivel. Ezzel az eszközzel kizárhatók a végtelen email folyamok, követhetők a projektek fázisai, és azt is könnyedén láthatod, hogy ki, mikor és milyen feladaton dolgozik. Tökéletes eszköz mind a hosszú távú stratégia, mind pedig a rövid távú tervezés követésére – és mindez az ingyenes verzióval lehetséges! A Trello használatával kapcsolatban is készítünk majd Nektek egy ingyenes útmutatót!

Asana

A bonyolultabb projektek kezelésére alkalmas eszköz, de lehetővé teszi a munkafolyamatok részletes rögzítését is, tehát nagyon egyszerűen átruházhatóvá válnak a használata általa a különböző feladatok.

Jelszó kezelés

Last pass

Hetente hány új regisztrációt készítesz? Meg tudod jegyezni az összes felhasználó nevet és jelszót? Nos, ez az eszköz biztonságos jelszavakat generál, kategóriánként menti el azokat, és szükség esetén megosztja az általad megjelölt személlyel. Minden Virtuális Asszisztens alapvető eszköztárának hasznos része, mivel lehetővé teszi az ügyfelek által használt különböző belépési adatok biztonságos megosztását is.

Idő menedzsment

Toggl

Egy időmérő eszköz, amely tökéletes arra, hogy mérje az időt, amelyet az ügyfelek által adott egyes feladatok végrehajtására felhasználsz. Nagyban növeli a produktivitásodat, hiszen segítségével mérhetővé válnak az egyes tevékenységekre fordított idők (legyen szó akár a saját vállalkozásod körüli teendőkről is), és megmutathatja, hogy esetleg mivel töltesz el a tervezettnél több időt. Az ügyfeleid számára riportokat is készíthetsz egy adott időszakról, amelyet a számlád mellé is csatolhatsz – mindezt természetesen ingyen! Google Chrome integrációjával bármikor egy kattintással elindíthatod, valamint a Trello-ba is integrálható.

Grafika:

Canva

A Canva segítségével profi grafikai ismeretek nélkül is készíthetsz szuper háttérképeket, posztereket és illusztrációkat a közösségi média posztjaidhoz. Ezzel az eszközzel garantált a látványos eredmény!

Pixabay

Ha ingyenes és nem jogvédelem alatt álló képeket keresel, a Pixabay az egyik legjobb és legnépszerűbb megoldás!

 

Kommunikáció

Telegram

Az egyik legbiztonságosabb chat szoftver, amelyen a különböző csatornák kialakításával hatékonyan kommunikálhat egymással egy virtuális csapat is!

Slack

Nagyon hasonló a lényege a Telegram alatt leírtakhoz, viszont a Slack nagyon jól kombinálható a Trello szolgáltatásaival is.

Skype

A Skype-ot mindenki ismeri és szereti, nagy újdonságokat nem igazán lehet mondani róla. Talán annyit, hogy az utóbbi időben a fejlesztés kissé alábbhagyhatott, mert egyre gyakoribbak a panaszok, és a gyenge hívás minőség. Ettől függetlenül persze még mindig nagyon népszerű.

Google Hangouts

Ha használod a Google termékeket, akkor szeretni fogod a Google Hangout-ot is. A Skype-hoz hasonlóan videó beszélgetést folytathatsz egy- vagy több partnerrel is, és az utóbbinál sokan már megbízhatóbbnak, és könnyebben kezelhetőnek tartják.

Zoom

Amióta a Skype „rosszalkodik” sokan áttértek a Zoom-ra, mindenképp érdemes kipróbálni!

KrisztinaHasznos linkek