5 megoldás, hogy elkerüld az információvesztési katasztrófát!

No comments

Judit írása

Aki virtuális asszisztensnek készül, annak már nem kell túlságosan komoly tárgyi eszköztárral rendelkeznie ahhoz, hogy színvonalasan tudja végezni a napi munkáját. Azt azonban nagyon fontos észben tartani, hogy a legfontosabb értéked virtuális asszisztensként nem más, mint az információ, amelyet az ügyfelek a rendelkezésedre bocsátanak, vagy amit Te a munkád során létrehozol! Ha pedig ezt valamilyen oknál fogva elveszted, akkor ennek a következményei szinte beláthatatlanok lehetnek. Ezért most az információvesztés elkerüléséhez javasolunk 5 megoldást, amelyet mi is nap mint nap használunk!

Több óra kemény munka után végre elkészül az Excel tábla, benne az összes adattal, sorrendbe rendezve, formázva, képletekkel és következtetésekkel – és akkor elsötétül minden… Nem tudod, hogy vajon vége-e a gépedek, vagy csak valami átmeneti hiba következett be, de az azonnal bevillan, hogy a számítógép asztalára mentett fájlt ki tudja, viszont látod-e még. A munka határidős, az ügyfél fontos, Te pedig tanácstalan vagy, hogy hogyan tovább. Egy hasonló helyzet minden virtuális asszisztens rémálma, nem? Pedig rengeteg olyan (többnyire ingyenes!) módja van annak, hogy bebiztosítsd magad, és tegyél érte, hogy ha valamilyen hiba is lép fel, a munkád eredménye ne tűnjön el nyomtalanul.

„Hamar elmentem az asztalra…” – Ne!

Te is szoktál a számítógéped asztalára menteni fájlokat, amikor éppen dolgozol rajtuk? Az egyszerűség kedvéért, és hogy szem előt legyenek? Nos, ez nem jó ötlet! Miért? Sok oka van, de az egyik legfontosabb, hogy ez a gépeden az egyik legkevésbé biztonságos hely. Például, ha van olyan program a gépeden, amely biztonsági mentést végez, akkor ezek többnyire nem mentik el az asztalon tárolt dokumentumokat. Bizonyos beállítások megváltoztatásával van ugyan olyan program, amely megteszi ezt, de van ennél sokkal egyszerűbb megoldás is: ha az említett doksikat inkább a dokumentumokba, vagy saját fájlok közé mented, akkor ott már biztosan benne lesznek a mentett állományok között. Azt pedig csak halkan jegyzem meg, hogy a sok asztalon tárolt dokumentum lassítja is a gépedet, és idővel nagyon nehéz is köztük az eligazodás, így lényegében sehogyan sem nyersz a dologgal. Ha átmenetileg mégis szeretnél az asztalon látni valamit (mert például egy projekt miatt gyakran kell megnyitnod valamit, és nem akarsz időt vesztegetni a keresgéléssel) akkor inkább mentsd el a megfelelő helyre, és tegyél hozzá egy parancsikont az asztalra – ez a minden szempontból nyer-nyer megoldás! 🙂

Dropbox

Én nagyon-nagyon szeretem a Dropbox-ot! Azt hiszem annyira lelkesen tudom ajnározni, mintha valamilyen jutalékot kapnék érte – pedig nem így van. 🙂 Csupán már nem is tudom hány éve tartom az összes (!) fontos képünket és dokumentumunkat a Dropbox-ban, és rengeteget használom az ügyfelekkel való munkavégzésnél is. Miért ennyire klassz? Csak röviden: gyors regisztráció után ingyenes tárhelyet kapsz. A saját gépedre is le tudod tölteni a programot, és ezután a Dropbox mint egy saját mappa jelenik meg a számítógépeden. Ha pedig ide mentesz valamit (ami technikailag annyi, mintha bárhová a saját gépedre mentenéd) akkor az automatikusan a felhőbe kerül, és így nem veszik el, ha bármi történik a számítógépeddel. A mappákat nagyon egyszerűen meg lehet osztani bárkivel, és ha valaki csatlakozik a mappádhoz, akkor további ingyenes tárhelyet is kapsz automatikusan ajándékba. Emellett a Dropbox használható asztali gépen, tableten és telefonon, tehát az összes készülékedről menthetsz és elérhetsz mindent! Az pedig külön elképeszt, hogy ezer éve használom, mindenem a Dropboxban van, ügyfelekkel is használom, és még mindig nem kellett egy fillért sem fizetnem, mert beleférek még így is az ingyenes kvótába bármilyen különösebb ügyeskedés nélkül – boldogság! J (A Dropbox jelenleg, alapvetően 2 GB ingyenes tárhelyet ad, ez a kiindulópont.)

LastPass

A LastPass-t pár éve egy ügyfél hozta be az életembe. A felhő alapú megoldás lényege, hogy a böngésződbe is telepíthető alkalmazás segítségével el tudod menteni a különböző belépési adatokat az oldalakhoz, amelyeket használsz, illetve ezeket bármikor biztonságosan meg is tudod osztani másokkal, ha szükséges. El lehet menteni bankkártya adatokat is, ami szintén nagyon hasznos lehet. Elsőre talán bagatel dolognak tűnik mindez és nem egyértelmű, hogy miért kell ennek külön alkalmazás. Viszont, ha tényleg működő virtuális asszisztens leszel, akkor a dolgok hamar más megvilágításba kerülnek. Hamar lecsekkoltam, nálam jelenleg kb. 80 (!) felhasználónév és jelszó kombináció van elmentve különböző oldalakhoz, szóval ezeket fejben tartani már nem lenne egyszerű! 🙂

Google Drive

A másik nagy kedvencem (és nem csak nekem, hanem az ügyfeleimnek is!) a Google Drive. Funkcióját tekintve nagyon hasonló a Dropbox-hoz, annyiban más talán legfőképp, hogy itt általában feltöltjük a felhőbe a fájlokat, amelyeket szeretnénk használni (és megőrizni), majd általában itt, egy weboldalon szerkesztjük őket az online felületen, nem pedig a gépünkön. Természetesen mindent le is lehet tölteni, ha szeretnénk, de valójában sokkal egyszerűbb többnyire az online felületen szerkeszteni mindent. A változások automatikusan mentésre kerülnek, és több emberrel is könnyedén megoszthatjuk a fájlokat. Ami a Google Drive nagy erénye még, hogy a Dropbox 2GB tárhelyével szemben ők 15GB-ot adnak ingyen!

Havi backup külső memória egységre

Ha pedig nem szimpatikusak a felhő alapú megoldások (vagy szeretnéd duplán bebiztosítani magad) akkor szóba jöhet még a klasszikus megoldás: venni egy külső memória egységet (ami lehet egy pendrive vagy egy külső merevlemez / háttértár). A felsorolásból ez tehát az egyetlen olyan megoldás, amely nem ingyenes, de ugyanakkor a költsége nem is szükségszerűen magas. Pendrive-okat adattárolási kapacitástól függően már szinte fillérekért is lehet kapni (a Google Drive-éhoz hasonló 16 GB-os kapacitás már párezer forinntól elérhető). A külső merevlemezek ára már borsosabb, de persze azért is, mert ezek már jellemzően 500 GB / 1000 GB adatot tudnak tárolni, tehát látható hogy ezek már egészen más nagyságrendet is képviselnek. Így tehát a döntés a Tiéd, ilyen eszközökre is  elmentheted amit szeretnél naponta, hetente vagy amikor jónak látod, és így biztosan nyugodtan alszol!

Nyilván vannak még egyéb megoldások is, amelyekkel elkerülheted a fájlok elvesztését, de ezek a legfontosabbak és legeltetjedtebbek, amelyeket mi magunk is nap mint nap használunk, és amelyeket mindenkinek csak ajánlani tudunk!

Virtuális Asszisztens szeretnél lenni, de nem tudod, hogyan fogj hozzá? Akkor örömmel jelentjük, hogy az általunk fejlesztett Vállalkozás Tervezési Mini Tanfolyam éppen Neked készült! 🙂 Az online végezhető kurzust a saját időbeosztásodhoz igazodva végezheted, a tananyag végére pedig összeáll a saját üzleti modelled és konkrét terved! Ha szeretnél sikeres online vállalkozást indítani, akkor a további részletekért kattints IDE! 

 

Lépj be ebbe a fantasztikus VA közösségbe!

INGYENES cikkek, oktatóanyagok és sok hasznos tipp vár Rád!

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

Krisztina5 megoldás, hogy elkerüld az információvesztési katasztrófát!

Related Posts

vállalkozni fogok

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 2. rész

Nemrégiben jelentkeztünk a cikkünk első felével amelyben elkezdtük átgondolni, hogy milyen konkrét lépésekkel tudod elkezdeni a saját Virtuális Asszisztens vállalkozásod felépítését. Mostani írásunk ennek a folytatása, amelyben szeretnénk felhívni a figyelmedet néhány további dologra, amivel mindenképp fontos tisztában lenned! Az év elején megjelent cikkben segítettünk átgondolni, mivel is foglalkozz és kinek is dolgozz Virtuális Asszisztensként.

Virtuális Asszisztens interjú: Kovács Lilla

VA Tréning: Mióta dolgozol Virtuális Asszisztensként? Lilla: 2013-ban, Magyarországra költözésem után pár hónapig próbáltam munkát keresni.  Mivel bőségesen volt időm az állásinterjúk között,  így regisztráltam az akkori Elance és O-Desk platformokra. Ezek amolyan netes állásközvetítő oldalak voltak, és kezdetben én sem hittem, hogy sikerülhet ezt teljes munkaidős állássá tenni majd. Így kezdtem a VA pályafutásom

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok!

Eldöntöttem végre, vállalkozni fogok! De hogy induljak el? – 1. rész

Már jó ideje nem érzed magad jól a munkahelyeden és végre letisztult, hogy változtatnod kell. Úgy gondolod most vagy soha, mert végre egyértelműen érzed, hogy a mostani út számodra többé nem járható. Az év végi összegzés és az év eleji tervezgetés nagyon nagy lelkesedéssel töltött el de most, hogy már január vége felé járunk, ismét

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.